COLABORACIÓN ONLINE

El arte de la colaboración en línea es una experiencia para todos aquellos que desean aprender cómo ser, trabajar y co-crear con otros en espacios más interactivos, atractivos y efectivos. Una manera auténtica de vivir con otros de manera virtual utilizando herramientas online.

La Colaboración en el Espacio de Trabajo Digital es por, correo electrónico. Reuniones (por ejemplo, en persona, llamadas y videoconferencias) Mensajería instantánea (por ejemplo, Skype for Business, AIM (RIP), Soluciones para compartir documentos (por ejemplo, archivos compartidos, OneDrive, Box, etc.

¿CUÁL ES EL BENEFICIO DEL TRABAJO COLABORATIVO?

El aprendizaje colaborativo permite que las personas aprendan de una manera divertida y efectiva. También les ayuda a desarrollar habilidades, como la comunicación y la resolución de problemas, que pueden utilizar en otras partes de sus vidas.

 

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA COLABORACIÓN?

Permite que los equipos compartan sus habilidades, talentos e ideas para alcanzar un objetivo común. Cuando se implementa correctamente, la colaboración en el trabajo puede tener un impacto positivo en el equipo o la organización.

 

HERRAMIENTAS DE COLABORACIÓN EN LÍNEA

1.Slack es una de las herramientas de colaboración en línea más populares entre las empresas y los equipos. Tiene mensajería instantánea y puedes crear canales privados o públicos para equipos y proyectos.

Estas son algunas de las ventajas de usar Slack: 

• Tiene versiones de escritorio, web y móvil.
• Integración de aplicaciones: Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello y más de 2000
• Los mensajes se pueden buscar y se pueden destacar o anclar
• Puedes personalizar las notificaciones según tus necesidades.
• Rutina y comunicación automatizada con su generador de Workflow
• Asegura tu información y datos a través de la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único (SSO) basado en SAML.

 

2.Trello como herramienta de gestión de proyectos y colaboración en línea, es una de los mejores. Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en tableros. La función de arrastrar y soltar también hace que el proceso sea sencillo.

Los beneficios de usar Trello son:

• Tiene selecciones de plantillas de tablero pre-elaboradas.
• La interfaz es fácil de usar.
• Tiene una aplicación móvil disponible para iOS y Android
• Cuenta con Butler, un workflow automatizado incorporado
• Utiliza autenticación de dos factores, incluso para su plan gratuito.

3.Github es un servicio de alojamiento de repositorio git dedicado al control de versiones (seguimiento de cambios), principalmente de códigos. Es una de las herramientas de trabajo colaborativo en línea más utilizadas entre los programadores.

Sin embargo, los equipos de diferentes nichos también pueden usar esta herramienta para administrar tareas y rastrear su productividad. Dado que los proyectos se actualizan en un solo lugar y son transparentes, los gerentes pueden seguir su progreso con facilidad. 

Puedes crear issues para el equipo y llevarlos a diferentes tableros y escritorios de proyectos. Los colaboradores pueden asignarse a sí mismos en un issue, comentar, agregar enlaces, insertar código o cerrar el issue.

Sus otras ventajas son:

• Ilimitados repositorios privados y públicos
• Hay una visión del repositorio que muestra las tendencias y los datos de la actividad.
• Tiene hitos, páginas y wikis.
• Actualizaciones de seguridad automatizadas.

4.NextCloud es una plataforma de productividad autoalojada, lo que la hace ideal para empresas que necesitan seguridad adicional. Dado que los datos se almacenarán en tu propio servidor, se minimizan las fugas y otros riesgos de seguridad.

Con esta herramienta de colaboración, puedes administrar tu calendario, archivos, correos electrónicos, contactos, actividades y cargas multimedia en un solo lugar. También es posible crear, compartir, dejar comentarios y editar documentos con los miembros del equipo. 

Los otros puntos principales de NextCloud son: 

• Es de código abierto
• La interfaz de usuario es limpia e intuitiva.
• Puedes automatizar tareas repetitivas
• Las funcionalidades se pueden ampliar a través de aplicaciones
• Las versiones de escritorio y para móviles están disponibles.

5.Google Docs es una de las herramientas de colaborativas en línea más populares. Permite a los equipos colaborar en la creación, edición y uso compartido de documentos. La interfaz es como la de cualquier otro editor de texto, con una barra de herramientas en la parte superior y el documento en sí.

Puedes sugerir ediciones, además de dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo. Las alertas por correo electrónico se les envían automáticamente, por lo que no tienes que notificarles  nada manualmente. 

Puedes compartir documentos a través de un enlace o correo electrónico. Como creador o administrador, también puedes configurar el archivo para que solo pueda ser visto, permitir que las personas comenten o que sea editable.

Estos son los beneficios de usar Google Docs:

• Tiene historial de revisiones y edición en tiempo real
• Disponible en modo offline
• Admite la escritura de Google Voice
• Se puede descargar en iOs y Android.

 

6.Google Spreadsheets, también tiene las mismas funciones básicas que Google Docs. Puedes crear hojas de cálculo en línea, editar y compartir archivos con los miembros de tu equipo. 

Todos los cambios se guardan automáticamente y los historiales de revisión se ordenan por fecha y por quién realizó el cambio. Las hojas también se pueden editar sin conexión y se sincronizarán automáticamente una vez que vuelvas a estar en línea.

También es flexible y potente, así que puedes usarlo como herramienta de gestión de proyectos y rastreador de objetivos para tus equipos. Sin embargo, necesitarás tener conocimientos técnicos previos sobre cómo usar sus funciones.

Otras ventajas de las hojas de cálculo de Google son:

• Tiene plantillas pre-elaboradas para presupuestos, horarios y mucho más.
• Cuenta con una amplia colección de funciones integradas.
• Está disponible en versión móvil
• Cuenta con integración de Google Forms y Google Docs.

7.Basecamp es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece colaboración y comunicación todo en uno. Puede dividir su trabajo en proyectos separados, cada uno con las personas involucradas, tareas, archivos y debates.

Hay herramientas como un tablero de mensajes para anuncios, un chat grupal y un programador para ayudarte con el flujo de trabajo. Tiene funciones como seguimiento del tiempo y la conversión de correos electrónicos en listas de tareas pendientes.

 Otras ventajas de Basecamp son:

•  Preguntas recurrentes automatizadas a tus compañeros de equipo
• Las herramientas se pueden renombrar o desactivar
• Configuraciones de notificaciones personalizables
• Un tablero de resumen de actividades para gerentes y un menú de tareas para cada empleado.

8.Microsoft Integrado con Office 365, Microsoft Teams combina mensajes grupales con videoconferencias, almacenamiento de archivos y archivos adjuntos. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos en varios tipos de archivos de Word, Excel, OneNote, Sharepoint y otros servicios de Microsoft.

Una gran característica de esta herramienta de colaboración es que puedes personalizarla según tus necesidades. Puedes tener salas de chat dedicadas a diferentes equipos, pestañas personalizadas para información y aplicaciones de acceso frecuente. Si no deseas comenzar desde cero, puedes usar las plantillas pre-elaboradas.

También hay configuraciones para el acceso de invitados ya que las personas externas a tu equipo pueden unirse a reuniones o ver ciertos archivos.

Los beneficios de usar Microsoft Teams son:

•  Autenticación multifactor para seguridad
• Traducción de mensajes en línea para personas que no hablan inglés
• Hay 24 bots asistentes con una variedad de funciones.
• Barra de comandos que funcionan como accesos directos a diferentes tareas
• Se puede usar en cualquier dispositivo: Windows, Mac, Linux, Android e iOS.

9.Draw.io es otra poderosa herramienta de dibujo de diagramas en línea que se puede integrar con Google Drive, Github, Trello y Dropbox para la colaboración en equipo. Puedes publicar los diagramas, generar un enlace y compartirlo con tus colegas con permisos de edición.

Debido a su rica funcionalidad, puedes crear diferentes tipos de diagramas: diagramas de flujo, diagramas de red, infografías y muchos más. Al igual que las hojas de cálculo, hay una opción de varias páginas, por lo que no tendrás que abrir archivos nuevos si un proyecto requiere más de un diagrama.

También se puede usar sin conexión descargando la aplicación de escritorio de Draw.io disponible para Microsoft, Linux, Macintosh y la extensión Google Chrome.

• Los otros beneficios de Draw.io son:
• Está traducido a más de 30 idiomas.
• La interfaz se puede personalizar según tus necesidades.
• Utiliza la función de arrastrar y soltar
• Tiene una gran colección de formas y plantillas.

10.Google Drive es un servicio de administración de almacenamiento basado en la nube. Permite a los miembros del equipo almacenar, editar, compartir y acceder a archivos, especialmente de Google Docs, Sheets y Slides.

Puedes realizar un seguimiento de los datos de la empresa. Además, como administrador, te permite agregar o eliminar miembros y especializar permisos en ciertos archivos.

Google Drive también puede sincronizar archivos en múltiples dispositivos, además hay aplicaciones para Windows, Mac, Android e iOS con capacidades offline. Por lo tanto, tu equipo tendrá acceso a los archivos de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento.

Además, estos son los beneficios de usar Google Drive:

• Es compatible con más de 100 tipos de archivos.
• Los archivos permanecerán en las unidades del equipo incluso si los miembros dejan la organización
• Los datos están protegidos con herramientas avanzadas como la prevención de pérdida de datos (DLP) y Google Vault
• La función de búsqueda prioritaria te permite encontrar archivos mucho más rápido mediante el aprendizaje automático
• Evitas el riesgo de descargar todos los datos de la empresa a tu disco duro.

DESVENTAJAS DE COLABORACIÓN ONLINE

Es innegable que la colaboración online tiene sus desafíos, especialmente cuando realiza la transición repentina e inesperadamente. Dentro de este repentino cambio que supuso un proceso de adaptación a la modalidad remota, estas son algunos de los desafíos o contras de la colaboración online.

1.Sentirse un poco desconectado

2. Respuestas retrasadas

3. Gestión de proyectos

 

VENTAJAS DE COLABORACIÓN ONLINE

Más allá de que la colaboración online puede haber sido un desafío en los primeros meses de la pandemia, el tiempo demostró que también tiene muchas ventajas. Una vez que tu equipo se acostumbró, es muy probable que adoptes la colaboración online, incluso cuando sea posible regresar a la oficina, de manera permanente.

1. Flexibilidad

2. Productividad

3. Gestión de proyectos

fuentes:

https://blog.wearedrew.co/pros-y-contras-de-la-colaboracion-online

https://www.hostinger.mx/tutoriales/mejores-herramientas-de-colaboracion-en-linea